Il n’est pas vraiment étonnant de voir fleurir des annonces du type « Recrute stagiaire pour un poste de …. » tant le manque de personnel dans notre secteur est criant. Entre les tournées des RH dans les écoles et autres opérations de Relations Publiques, on comprend les enjeux économiques et sociaux liés aux stagiaires.
Mais le stagiaire n’est pas « un salarié comme un autre »… Simples bévues ou évolution du droit coutumier ?
Si, les contrôleurs et inspecteurs du travail semblent actuellement en mode « pause » concernant le contrôle du respect de la Loi concernant l’emploi de stagiaires, il est important de rappeler les règles encadrant un stagiaire.
Le stagiaire n’est pas un salarié
Les employeurs du secteur privé, public ou associatif sont soumis à une réglementation pour l’accueil de stagiaires. Elle concerne notamment les conditions de recours, la durée maximale du stage, la rémunération obligatoire, la signature d’une convention, le nombre maximal de stages en cours, le délai entre 2 stages. Le stagiaire n’est pas considéré comme un salarié, mais il doit tout comme ce dernier respecter les règles de son établissement d’accueil (horaires et durée légale du travail).
Vous n’avez pas le droit de proposer un stage à un étudiant pour remplacer un salarié absent, suspendu ou licencié. Contrairement à un salarié, un stagiaire n’a pas d’obligation de production. Il ne peut donc être recruté pour effectuer des tâches correspondant à un emploi permanent. Il est impossible de prendre un stagiaire pour pallier un pic d’activité. Dans ce cas, vous devez recourir à l’intérim ou à un contrat à durée déterminée. Un stagiaire ne peut pas occuper un emploi saisonnier. Il est interdit de confier à un stagiaire des tâches dangereuses pour sa santé ou sa sécurité. Source BPI.
Stage de formation
Le stage doit être intégré à un cursus de formation dont le volume pédagogique d’enseignement est de 200 heures minimum par année d’enseignement.Un minimum de 50 heures doit être dispensé en présence de l’étudiant.Les stages hors cursus pédagogique, c’est-à-dire non inscrits dans un cursus scolaire ou universitaire, sont interdits.Un stagiaire n’étant pas considéré comme un salarié, l’employeur n’a pas à effectuer de déclaration préalable à l’embauche (DPAE).L’employeur doit toutefois mentionner dans une partie spécifique du registre unique du personnel, dans leur ordre d’arrivée, le nom et prénom des stagiaires accueillis dans l’établissement.Il est interdit de confier au stagiaire des tâches dangereuses pour sa santé ou sa sécurité.
Conditions autorisées
Le stage est une mise en situation temporaire en milieu professionnel de l’élève ou de l’étudiant.Il lui permet d’acquérir les compétences professionnelles liées à sa formation.Les missions confiées dans le cadre du stage doivent être conformes au projet pédagogique de l’établissement d’enseignement.
Conditions interdites
Un stage d’étudiant ne peut pas être proposé pour les missions suivantes :
- Remplacer un salarié en cas d’absence, de suspension de son contrat de travail ou de licenciement
- Exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent (le stagiaire n’a pas d’obligation de production comme un salarié)
- Faire face à un accroissement temporaire d’activité
- Occuper un emploi saisonnier
Nombre de stagiaires autorisés
- Entreprise de moins de 20 salariés
- Les entreprises de moins de 20 salariés peuvent accueillir 3 stagiaires au maximum en même temps.
- Chaque tuteur suit 3 stagiaires au maximum au cours de la même période
2. Entreprise d’au moins 20 salariés
Dans un organisme d’accueil d’au moins 20 salariés, le nombre de stagiaires dont la convention de stage est en cours pendant une même semaine civile: Débute le lundi à 0 heure et se termine le dimanche à 24 heures, sauf si une convention ou un accord collectif d’entreprise ou d’établissement (ou, à défaut, une convention ou un accord de branche) fixe une autre période de 7 jours consécutifs ne peut pas dépasser 15 % de l’effectif.
Exemple : une entreprise de 45 salariés peut accueillir en même temps 7 stagiaires maximum (45 x 15 % = 6,75). L’effectif est arrondi au nombre entier supérieur.
Chaque tuteur suit 3 stagiaires au maximum au cours de la même période.
Durée maximale d’un stage
La durée de formation effectuée en milieu professionnel est de 6 mois maximum par organisme d’accueil et par année d’enseignement.Cette durée est déterminée en tenant compte de la présence effective du stagiaire dans l’organisme d’accueil de la façon suivante :
- 7 heures de présence, consécutives ou non, représentent 1 journée de présence
- 22 jours de présence représentent 1 mois
La durée maximale de 6 mois de stage est atteinte dès lors que le stagiaire a accompli, durant l’année d’enseignement, 924 heures de présence effective dans l’organisme d’accueil.
À noter
En cas d’embauche du stagiaire, dans les 3 mois après la fin du stage, la durée du stage est déduite de la période d’essai et est prise en compte pour le calcul des droits liés à l’ancienneté.
Gratification
Une gratification minimale est versée au stagiaire si la durée du stage est supérieure à 2 mois consécutifs (soit l’équivalent de 44 jours à 7 heures par jour) au cours de la même année scolaire ou universitaire.
Montant et date de versement
Le montant minimum versé pour chaque heure de présence effective est de 4,05 €.Dans certaines branches professionnelles, ce montant peut être supérieur au montant minimum légal.L’employeur doit le vérifier dans la convention collective.Simulateur pour calculer le montant de la gratification minimale d’un stagiaire.
Droits et avantages du stagiaire
Le stagiaire peut bénéficier de certains droits et avantages des salariés (accès aux activités sociales et culturelles proposées par le comité social et économique et social – CSE, par exemple).
Le remboursement des frais ne doit pas être compris dans la gratification mensuelle : ces indemnités doivent être payées en plus.
Frais de repas
Le stagiaire doit avoir accès au restaurant d’entreprise ou aux titres-restaurant dans les mêmes conditions que les salariés.
Ces avantages en nature sont exonérés de cotisations sociales pour l’employeur à condition que la contribution patronale soit comprise entre 50 % et 60 % de la valeur nominale du titre et ne dépasse pas 6,50 € en 2021.
Frais de transport
L’employeur doit rembourser une part des frais de transport engagés par le stagiaire dans les mêmes conditions que le remboursement aux salariés.
